1.及时拆启、装订群众来信，保证信封、信文、附件完整，并加盖河海大学信访办公室收信章。

2.所有来信必须登记编号，根据来信提出的不同事项、不同情形进行摘要登记，对投诉请求、信访事项，应当摘录投诉请求及事实理由，并将信件的主要内容输入电脑。

3.根据“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则，按来信内容，区分不同情况，在15日内予以转送、交办。对重大、疑难信件摘报校领导批阅后交办、转送;对不予受理、不再受理的信件书面函告当事人;对不属于本部门受理的信件事项，应当告知信访人向有关部门提出。

4.对有详细通讯地址的、署名的来信，应将来信的办理情况在规定期限内答复来信人。